거래명세서란
거래명세서는 물품이나 용역을 넘긴 뒤 무엇을 얼마에 공급했는지 정리해 거래처에 전달하는 서류입니다. 세금계산서와 달리 법으로 정해진 서식이 없어서 업체마다 조금씩 다른 양식을 씁니다. 그래도 공급자와 공급받는자 정보, 거래일자, 품목별 수량과 단가, 공급가액, 세액, 합계금액은 거의 빠지지 않습니다.
한 거래처에 여러 품목을 반복해서 납품하는 도매업이나 자재 납품에서 특히 자주 씁니다. 품목이 정리된 문서가 한 장 있으면 대금 정산이나 반품 처리에서 말이 엇갈릴 일이 줄어듭니다. 거래명세표라고 부르기도 하는데 같은 서류입니다.
세금계산서와 어떻게 다른가요
세금계산서는 부가가치세법이 요구하는 세금 증빙입니다. 거래명세서는 거래 내용을 서로 확인하는 참고 서류입니다. 세금계산서에는 품목을 "자재 외"처럼 한 줄로 뭉쳐 적는 경우가 많아서, 실제로 무엇이 몇 개 갔는지는 거래명세서를 봐야 알 수 있습니다.
두 서류의 금액은 맞아야 합니다. 세금계산서를 발행한 거래라면 거래명세서의 공급가액과 세액을 그대로 옮겨 적고 함께 보관하세요. 나중에 거래처가 수량을 다시 확인해 달라고 할 때 바로 답할 수 있습니다.
작성 순서
먼저 공급자 정보를 채웁니다. 상호와 사업자등록번호, 대표자, 주소, 연락처를 한 번 입력하면 이 브라우저에 저장되어 다음 방문에 자동으로 복원됩니다. 사업자등록번호는 숫자만 누르면 하이픈이 알아서 붙습니다.
다음은 거래처 정보입니다. 한 번 PDF를 만든 거래처는 최근 5곳까지 기억하므로, 다음에는 이름을 눌러 한 번에 채웁니다. 품목은 품명과 규격, 수량, 단가를 넣으면 공급가액이 자동 계산됩니다. 부가세는 공급가액의 10%로 잡히고, 면세 거래는 체크 한 번으로 세액 칸이 사라집니다.
오른쪽 미리보기가 실제 인쇄 결과와 같은 A4 서식입니다. 확인한 뒤 PDF 다운로드를 누르면 인쇄 창이 열리고, 대상을 "PDF로 저장"으로 고르면 파일이 만들어집니다.
엑셀이나 한글(hwp) 양식을 받는 대신
거래명세서 양식을 검색하면 대부분 엑셀 파일이나 한글(hwp) 파일을 내려받는 화면으로 이어집니다. 파일을 열고 셀 서식을 맞추고 인쇄 영역을 조정한 뒤 다시 PDF로 바꾸는 과정이 남습니다. 사무실 컴퓨터가 아니면 프로그램이 없어 파일이 열리지 않기도 합니다.
여기서는 그 과정을 건너뜁니다. 항목을 채우면 오른쪽에 A4 서식이 그대로 그려지고 버튼 한 번으로 PDF가 나옵니다. 품목이 두세 줄뿐인 간이 거래명세서도 같은 화면에서 만듭니다. 행을 적게 쓰면 그만큼 간단한 명세서가 됩니다.
거래명세표라는 이름으로 찾는 분도 많은데 같은 서류입니다. 납품 전에 단가부터 제시해야 한다면 견적서를 쓰고, 반대로 물건을 주문하는 쪽이라면 발주서를 쓰세요. 세 도구는 사업자 정보와 최근 거래처를 함께 쓰므로 문서 종류를 바꿔도 처음부터 입력하지 않습니다.
얼마나 보관해야 하나요
장부와 증빙서류는 국세기본법에 따라 해당 과세기간 확정신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 거래명세서 자체가 필수 증빙은 아니지만 세금계산서를 뒷받침하는 자료이므로 같은 기간 함께 두는 편이 안전합니다.
종이로 출력해 거래처별로 철하는 방법도 좋고, PDF로 저장해 연도와 거래처 이름으로 폴더를 나눠 두는 방법도 좋습니다. 파일 이름에 날짜와 거래처를 넣어 두면 나중에 검색으로 바로 찾습니다.
자주 묻는 질문
- 거래명세서에 도장을 꼭 찍어야 하나요?
- 법으로 정해진 요건은 아닙니다. 다만 관행상 공급자 상호와 대표자 이름 옆에 인감이나 서명을 넣어 보내는 경우가 많습니다. 이 도구는 서식 오른쪽 아래에 "(인)" 표시를 넣어 출력하므로, 인쇄한 뒤 도장을 찍어 전달하면 됩니다. 메일로 PDF만 보내도 실무에서 문제되지 않습니다.
- 부가세는 어떻게 계산되나요?
- 품목별 공급가액에 10%를 적용해 원 단위로 반올림한 뒤 모두 더합니다. 총 공급가액에 한 번 10%를 곱하는 방식과 몇 원 차이가 날 수 있는데, 인쇄물의 행별 세액 합과 총 세액이 어긋나지 않도록 행별 합산을 택했습니다. 면세 사업자이거나 면세 품목이면 면세 거래를 체크하세요. 세액 칸이 서식에서 빠집니다.
- 입력한 사업자번호나 거래처 정보가 서버로 전송되나요?
- 전송되지 않습니다. 이 도구는 서버 없이 브라우저에서만 동작합니다. 입력값은 브라우저 저장소에만 남고 PDF도 브라우저 인쇄 기능으로 만듭니다. 다른 사람과 함께 쓰는 컴퓨터라면 작성을 끝낸 뒤 초기화 버튼을 누르세요.
- 품목이 많으면 A4 한 장에 안 들어가지 않나요?
- 품목이 많으면 인쇄할 때 자연스럽게 다음 장으로 넘어갑니다. 한 장에 맞추려면 품목 행을 12개 안쪽으로 두는 편이 좋습니다. 그보다 많으면 규격을 줄여 적거나 비슷한 품목을 합쳐 정리하세요.
- hwp나 엑셀 양식은 어디서 받나요?
- 이 도구는 파일을 내려받아 프로그램을 여는 과정 자체를 없애려고 만들었습니다. 브라우저에서 입력하고 PDF로 저장하면 메일이나 메신저로 그대로 보냅니다. 한글이나 엑셀에서 직접 편집해야 하는 상황이라면 필요한 항목을 비고란에 적어 활용하세요.